Hvordan vi behandler personopplysninger

Hvilke opplysninger samler vi inn?

Når du sender inn en søknad om støtte, samler vi inn:

• Kontaktinformasjon: navn, e-post, telefonnummer
• Organisasjonsdata: organisasjonsnavn, organisasjonsnummer, adresse, bankkonto
• Søknadsinnhold: prosjekttittel, beskrivelse, beløp, datoer, målgruppe, kategori
• Vedlegg: budsjett og dokumentasjon du har lastet opp
• Sluttrapport: dine svar om gjennomføringen, oppstillingen over hva midlene gikk til, og dokumentasjonen du laster opp (kvitteringer, økonomisk oversikt eller revidert regnskap)
• Bilder fra prosjektet, dersom du velger å sende dem inn
• Teknisk metadata: IP-adresse og tidspunkt (lagres kortvarig for å hindre misbruk)

Organisasjonsnummeret kontrolleres mot Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene, slik at vi ser organisasjonens registrerte navn, adresse og status. Det er offentlige opplysninger om organisasjonen, og ingen opplysninger om deg sendes til Brønnøysundregistrene.

Hvorfor lagrer vi det?

• For å behandle søknaden din i samsvar med stiftelsens formål
• For å kommunisere med deg om søknadsstatus og utbetaling
• For å oppfylle lovpålagte krav (regnskap og dokumentasjon ved utdeling av midler)

Hvor lenge lagres opplysningene?

• Avslåtte og tilbaketrukne søknader: slettes ett år etter søknadsperiodens slutt. Vi beholder dem så lenge for å kunne se forrige søknad hvis dere søker igjen, og for å kunne svare på spørsmål om begrunnelse. Er det utbetalt midler før søknaden ble trukket tilbake, oppbevares den som en innvilget søknad (se under)
• Innvilgede søknader: oppbevares så lenge prosjektet pågår, pluss inntil 5 år etter sluttrapport for regnskaps- og kontrollformål
• Aktivitetslogg (hvem har sett/endret hvilken søknad): oppbevares i inntil 2 år

Hvem har tilgang?

Søknadene behandles av stiftelsens daglig leder og styre. Vi deler ikke opplysninger med andre enn databehandlerne som drifter tjenesten for oss:

• Klikk AS (org.nr. 812 589 792, Norge) — utvikler og drifter nettsiden og søkerportalen. Har teknisk tilgang for drift og feilretting, er bundet av taushetsplikt og bruker ikke opplysningene til noe annet
• Cloudflare — underleverandør til Klikk: hosting og lagring av søknader og vedlegg, som ligger i Cloudflares datasentre i Europa, og beskyttelse mot misbruk
• Resend — underleverandør til Klikk: utsending av e-post fra portalen (innloggingslenker, kvitteringer og varsler)
• Microsoft 365 — e-post til post@fjellvaakenstiftelsen.no

Stiftelsen har databehandleravtale med Klikk AS, og Klikk har databehandleravtaler med underleverandørene sine. Cloudflare og Resend er amerikanske selskaper. Overføring av opplysninger til dem er regulert i databehandleravtalene deres, som bygger på EUs standardkontraktsklausuler.

Sikkerhet

• All trafikk er kryptert (HTTPS, TLS 1.2 eller nyere)
• Vedlegg lagres i Cloudflare R2 med tilgangskontroll
• Admin-pålogging beskyttes med passord-hash (PBKDF2) og sesjons-cookies
• Vedlegg er ikke tilgjengelige på noen offentlig adresse — de kan bare hentes av innlogget administrator
• Søkerportalen viser bare dine egne søknader, og innlogging skjer med en engangslenke på e-post
• Skjemaet er beskyttet mot bot-misbruk via Cloudflare Turnstile

Dine rettigheter

I henhold til personopplysningsloven og GDPR har du rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• Be om retting av feil informasjon
• Be om sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige (rett til å bli glemt)
• Begrense eller protestere mot behandlingen
• Få utlevert dine opplysninger i et strukturert format (dataportabilitet)

For å utøve dine rettigheter, send en e-post til post@fjellvaakenstiftelsen.no med navn, e-post brukt ved søknad, og hva du ønsker. Vi svarer innen 30 dager.

Klage

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet: datatilsynet.no.

Endringer

Denne erklæringen kan oppdateres ved endringer i tjenester eller lovverk. Sist oppdatert står øverst på siden.

Behandlingsansvarlig

Fjellvåkenstiftelsen
Kjørbekkvegen 46, 3735 Skien
E-post: post@fjellvaakenstiftelsen.no