Slik rapporterer du ved prosjektslutt

Slik gjør du det

• Logg inn i søkerportalen med e-postadressen du søkte med.
• Åpne søknaden og velg «Send inn sluttrapport».
• Svar på spørsmålene i skjemaet og last opp dokumentasjonen som kreves for beløpet dere fikk innvilget.
• Portalen viser hva som mangler, og slipper ikke rapporten gjennom før det påkrevde er med.
• Når rapporten er mottatt, vises den i portalen med dato, og dere får en kvittering på e-post.

Får dere ikke kvittering, eller ser dere ikke rapporten i portalen, er den ikke mottatt. Ta da kontakt med stiftelsen på post@fjellvaakenstiftelsen.no.

Hva rapporten skal inneholde

Skjemaet spør om dette:

• Beløpet som er innvilget
• Om dere har benyttet alle midlene dere fikk tildelt
• En bekreftelse på at midlene er benyttet til det som det ble søkt om
• En oppsummering av prosjektet som er gjennomført
• Om prosjektets hovedformål er nådd, og hva det er
• Om tiltaket ble gjennomført slik det ble beskrevet i søknaden
• Noe dere ville gjort annerledes
• Hva tiltaket har bidratt til

Hva Fjellvåkenstiftelsens midler gikk til

I skjemaet fører du opp hva midlene konkret ble brukt til, én linje per utgift, med beløp og eventuelt bilagsnummer. Har prosjektet kostet mer enn støtten, kan dere føre opp alle utgiftene. Dere trenger ikke trekke fra det som ble dekket av andre.

Dette erstatter kravet om å markere stiftelsens midler manuelt i regnskapet. Dere fører opp linjene i skjemaet, og summen må minst tilsvare beløpet som ble innvilget. Portalen godtar ikke rapporten før hele det innvilgede beløpet er gjort rede for, enten som linjer eller som et oppgitt restbeløp med begrunnelse.

Dokumentasjon per beløpsgrense

• Inntil kr 49 999: sluttrapport og kvitteringer
• Kr 50 000 – 199 999: sluttrapport og økonomisk oversikt signert av to med signaturrett i foreningen (se Brønnøysundregistrene). Har bare én person signaturrett, signerer vedkommende sammen med økonomiansvarlig
• Kr 200 000 eller mer: sluttrapport og revidert prosjektregnskap

Regnskapet

Regnskapet skal vise alle inntekter og utgifter, også de som ikke er dekket av stiftelsen. Eventuelle avvik fra budsjettet må forklares. Husk å oppbevare originalbilag i minst to år etter rapportering.

Ubrukte midler

Står dere igjen med midler som ikke er brukt, oppgir dere beløpet og årsaken i rapporten. Styret vurderer da fra sak til sak om midlene kan beholdes eller skal betales tilbake til stiftelsen.

Ubrukte midler kan ikke beholdes eller spares til en senere søknad.

Bilder

Send gjerne med bilder fra prosjektet. Er det personer på bildene, må de på forhånd ha sagt ja til at Fjellvåkenstiftelsen kan bruke bildene på nettside og sosiale medier. Har dere ingen bilder, krysser dere av for det i skjemaet.

Flerårige prosjekter

For prosjekter som går over flere år, skal det sendes inn en statusrapport hvert år. Statusrapporten sendes inn på samme måte som sluttrapporten.

Materiell

Dersom prosjektet har resultert i materiell, må det fremgå at dere har mottatt støtte fra Fjellvåkenstiftelsen. Materiellet kan lastes opp sammen med rapporten eller sendes til post@fjellvaakenstiftelsen.no.

Har dere fått støtte til noe fysisk, setter vi pris på å få to eksemplarer tilsendt, så ser vi hva midlene har blitt til.